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Mise en conformité RGPD et rédaction de charte informatique Lille, Paris

La mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la rédaction d'une charte informatique sont aujourd'hui des points cruciaux pour toute entreprise. Cependant, ce sont des éléments récents qu'il peut être compliqué de maîtriser. C'est pour cela que Tronet Conseil propose ses services aux sociétés françaises (Lille, Paris...) pour les accompagner dans ces démarches.

Qu’est-ce qu’une charte informatique ?

Une charte informatique est un texte, souvent rédigé comme un règlement intérieur, qui vient fixer les règles d’utilisation des outils informatiques ou des nouvelles technologies appartenant à l’entreprise par les salariés et prévoir les sanctions applicables en cas de violation de ces règles.

Concrètement, l’augmentation des cas de piratages informatique (ou hacking) ainsi que la mise en œuvre en mai 2018 du RGPD (règlement européen de protection des données personnelles) ont conduit la CNIL mais aussi les assureurs à inciter fortement les entreprises qui ne l’étaient pas encore à se doter une charte informatique conforme aux obligations mises en place par le RGPD.

 

Société de conseils Hauts-de-France

Que doit contenir une charte informatique ?

Contrairement au règlement intérieur, dont le contenu est juridiquement encadré, vous pouvez rédiger la charte informatique de votre société comme bon vous semble. Attention cependant puisque la charte informatique ne peut pas porter atteinte à des dispositions impératives ou d’ordre public (par exemple en créant des fichiers compilant les données personnelles sensibles de certains salariés).

Concrètement, il est préférable que la Charte Informatique soit conforme aux dispositions du RGPD et fixe le cadre en matière notamment :

 - de l’utilisation du matériel personnel dans le cadre de son travail compte tenu des risques pour la sécurité des données de l’entreprise,

 - de l’utilisation de la messagerie électronique (ne pas transférer certaines informations ou données sensibles par mail, taille des pièces pouvant être reçues ou envoyées, …),

 - de l’utilisation d’internet à des fins personnelles (en principe interdit, une charte informatique peut prévoir une liste de sites ou de catégories de sites interdits, interdire le téléchargement de fichiers, rappeler la mise en place de proxy…),

 - des conditions d’exercice du droit à la déconnexion mis en place par la Loi Travail (aussi appelée Loi El Khomri).

 - de la mise en place des moyens de surveillance (attention : l’utilisation d’un dispositif de surveillance des mails ou des activités sur internet n’est possible que sous conditions)

 - des sanctions encourues en cas de violation (sous réserve du respect du code du Travail, il est à noter que la licenciement est l’une des sanctions possibles puisque la méconnaissance de la charte informatique peut constituer une faute grave).

 

Rédaction charte informatique Lille

Comment rédiger une charte informatique ?

La Charte informatique se rédige comme un règlement intérieur. En pratique, il est possible de l’annexer au règlement intérieur ou au contrat de travail, et de la déposer au Greffe du Tribunal de Commerce du siège de l’entreprise. Elle sera alors opposable aux salariés et toute violation pourra donner lieu à des sanctions allant jusqu’au licenciement.

La rédaction de la Charte Informatique est une opération délicate et technique, au carrefour entre les disciplines du droit, de l’informatique, de la sécurisation des données et des ressources humaines. Elle doit permettre de protéger l’entreprise en cas d’utilisation malveillante, et sera l’un des premiers éléments contrôlés par un assureur au moment de la mise en place d’une assurance ou en cas de préjudice lié à un hacking ou un vol de données par exemple.

Vous n’avez pas encore de charte informatique ? Contactez-nous ! Nous analyserons ensemble votre situation, en particulier les risques liés à l’utilisation d’internet des nouvelles technologies de communication dans votre entreprise ou par vos salariés, et vous accompagnerons dans la rédaction d’une charte qui protégera votre entreprise… et nous permettra de négocier une optimisation des tarifs auprès de votre assureur !

 

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Charte informatique Hauts-de-France

RGPD : Que faire des données des salariés ?

 

Qui est concerné par le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en application en France le 25 mai 2018. Il vise à harmoniser le paysage juridique européen en matière de protection des données personnelles et, accessoirement, à rendre plus responsable et autonome l’internaute dans le traitement de ses données personnelles.

Il concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, y compris les micro-entreprises ou les entreprises individuelles et les auto-entrepreneurs. Les entreprises ont tout intérêt d’ailleurs à se mettre en conformité puisqu’en cas d’infraction, des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaire annuel mondial de l’exercice précédent sont prévues.

Mise en conformité RGPD Lille

Comment se mettre en conformité avec le RGPD ?

Les entreprises doivent aujourd’hui assurer une protection maximale des données personnelles qu’elles collectent à chaque instant et être en mesure d’en faire la preuve en documentant leurs procédures et leur conformité.

Concrètement, il s’agit de cartographier l’ensemble des données personnelles traitées et collectées par l’entreprise, qu’il s’agisse des données clients, fournisseurs, salariés, … Ce qui inclus notamment la cartographie des « dark data », ces données que nos collaborateurs collectent sans forcément s’en apercevoir… Puis d’organiser les processus internes de traitement et de gestion des données, avant d’enfin rédiger et grouper la documentation interne nécessaire à la preuve de la mise en conformité.

Vous souhaitez vous mettre en conformité avec le RGPD ? Savoir comment informer les salariés ? Identifier les actions à mener pour vous mettre en conformité ? N’hésitez plus et contactez-nous. Nos spécialistes vous accompagneront à chaque étape pour que votre activité soit sécurisée d’une manière opérationnelle et pragmatique.

En faisant appel à TRONET Conseils, cabinet de conseil près de Lille, vous bénéficiez de l’accompagnement d’experts dans leur domaine, tout en jouissant de la facilité et de la souplesse d’un interlocuteur unique.

 

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